Excel 的 VLOOKUP 函數的功能就類似從通訊錄中尋找資料，可以幫助使用者快速從表格中找出特定欄位的資料。
假設我們在 Excel 中有一個很大的原始資料表格，裡面包含大量的欄位與資料（例如通訊錄，記錄著每個人的電話與地址等欄位），而現在我們想要從這個原始資料表格中找出部分的資料，填入另一個小的表格中（例如找出某幾個人的電話），這種狀況就可以利用 Excel 的 VLOOKUP 函數快速達成。
這裡我拿勞保局各地辦事處的通訊錄來做示範，左邊綠色的表格是完整的原始資料表格，上面記錄了勞保局在每個縣市的辦事處地址與電話。
我們的需求是在右邊建立一個新的橘紅色的小表格，這個表格中只需要某幾個縣市的辦事處電話，而這些電話可從左邊原始資料表格中查詢，像這樣的問題就可以直接使用 VLOOKUP 函數來處理。
Excel 表格資料
以下是使用 VLOOKUP 函數自動填入資料的步驟。
Step 1
首先用滑鼠選擇第一個要填入資料的儲存格。
選擇儲存格
Step 2
在這個儲存格之中，填入一個呼叫 VLOOKUP 函數的公式，而 VLOOKUP 函數的用法如下：
=VLOOKUP(查閱值, 查閱範圍, 欄位編號, 是否完全符合)
VLOOKUP 函數有四個參數，分別為：
查閱值：在查詢資料時，要依照哪一個值去搜尋。
查閱範圍：在哪一個範圍內搜尋資料，也就是原始資料表格的範圍。
欄位編號：要取出的欄位編號，在查閱範圍中由左算起。
是否完全符合：搜尋時是否要完全符合查閱值，TRUE 代表部分符合，FALSE 代表完全符合。
以這個例子來說，我們要依縣市別來查詢表格，所以查閱值參數就是放縣市別的資料欄位，也就是 E2 這一格。而查閱範圍參數就是整個原始資料表格，其範圍是 A2 到 C25 之間，但是因為考慮到之後會將這個公式套用到其他的儲存格，所以我們在撰寫時，會使用 $A$2:$C$25 這樣的絕對位置來表示。
輸入公式
VLOOKUP 有一個限制就是查閱值必須對應到查閱範圍最左邊的第一個欄位，以這個範例來說，就是縣市別一定要在查閱範圍的最左邊，如果遇到縣市別不是放在查閱範圍的第一欄時，建議改用 INDEX 配合 MATCH 的方式處理。
這裡我們找的資料是辦事處電話欄位，而這個欄位在查閱範圍中是位於第 3 欄，所以欄位編號參數就是填 3。最後一個是否完全符合參數我們填入 FLASE，代表搜尋縣市別時要每個字都完全符合。
輸入公式
所以最後我們輸入的完整公式如下：
=VLOOKUP(E2, $A$2:$C$25, 3, FALSE)
Step 3
將滑鼠移至儲存格的右下角，在滑鼠游標變成十字形狀時，按下滑鼠左鍵往下拖曳，讓這個公式可以套用至下方其他的儲存格中。
套用公式至其他儲存格
Step 4
這樣就完成了利用 VLOOKUP 函數自動查找資料的工作了。
參考資料：Microsoft Office